Góc Giải Đáp Thắc Mắc: Chi Tiết Quy Trình Bảo Dưỡng Ô Tô Đúng Cách

Một trung tâm cung cấp dịch vụ sửa chữa ô tô chỉ được xem là đạt chuẩn khi tất cả công việc bảo dưỡng, sửa chữa xe đều tuân thủ theo quy trình dịch vụ rõ ràng. Vậy bạn có biết đâu là chi tiết quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách 12 bước đạt chuẩn, đảm bảo chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng hay không? Cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây của Thegioilop.vn nhé!

Bước 1: Chủ động liên hệ với khách hàng

Khách hàng mới

Bước đầu tiên trong một quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách chính là cần chủ động liên hệ với khách hàng. Đối với khách hàng mới, trung tâm cần chủ động giới thiệu quy trình dịch vụ cho khách hàng sở, kết nối họ với các bộ phận liên quan, sau đó cập nhật thông tin khách hàng vào hồ sơ. Cần liên hệ khách hàng sau 30 ngày để nhắc nhở họ về lần dịch vụ đầu tiên sau 1.000 km.

Khách hàng dịch vụ

Cập nhật thông tin từ phiếu sửa chữa vào hồ sơ khách hàng và lập danh sách khách cần liên hệ định kỳ ba tháng một lần. Nếu không kết nối được sau ba lần gọi, trực tiếp gửi thư nhắc nhở bảo dưỡng định kỳ đến các khách hàng của mình.

Bước 2: Lên lịch hẹn

Khi đã liên lạc được với khách hàng, trung tâm cần chủ động tìm hiểu thông tin khách hàng, sau đó đặt lịch hẹn cụ thể để phục vụ khách hàng tốt nhất. Lưu ý chuẩn bị mọi thứ cần thiết cho ngày hẹn để đảm bảo quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách diễn ra suôn sẻ.

Bước 3: Kiểm tra xe cùng khách hàng

Bước tiếp theo trong quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách chính là kiểm tra xe cùng khách hàng. Điều này giúp đảm bảo mọi vấn đề đều được thảo luận rõ ràng, minh bạch, tạo sự yên tâm cho khách hàng.

Bước 4: Quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách - Báo giá

Người phụ trách sẽ bắt đầu xác định những vấn đề sửa chữa cần thiết cho xe. Sau đó, họ sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho khách hàng về giá dịch vụ. Cuối cùng, người phụ trách sẽ hoàn tất phiếu sửa chữa để tiến hành dịch vụ.

Bước 5: Chăm sóc khách hàng 

Người phụ trách sẽ đưa khách hàng đến khu vực chờ, cung cấp thông tin về các phương tiện thay, chia sẻ thông tin hữu ích về chương trình khuyến mãi, dịch vụ. Trong khu vực chờ, khách hàng sẽ được phục vụ sách báo, nước uống. Khu vực này cần được giữ sạch sẽ, gọn gàng.

Bước 6: Lên kế hoạch sửa chữa

Người chịu trách nhiệm sẽ lập kế hoạch sửa chữa bằng cách chỉ định thời gian bắt đầu và hoàn tất công việc cho kỹ thuật viên (KTV) phụ trách. Kế hoạch này cần phù hợp với kỹ năng của KTV để đảm bảo công việc được thực hiện đầy đủ quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách, đảm bảo hoàn tất đúng hạn. 

Bước 7: Chuẩn bị phụ tùng 

Một trong những bước không thể thiếu khi thực hiện quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách chính là chuẩn bị phụ tùng. Người chịu trách nhiệm sẽ chuyển phiếu sửa chữa đến bộ phận phụ tùng. Nếu tất cả phụ tùng có sẵn, bộ phận sẽ chuẩn bị ngay. Ngược lại, nếu không có phụ tùng, bộ phận sẽ thông báo lại, sau đó liên hệ ngay với khách hàng để giải quyết vấn đề. 

Lúc này, kỹ thuật viên sẽ đến khu vực giao nhận để ký nhận phụ tùng cần thiết cho công việc. Đối với công việc phát sinh, người phụ trách sẽ thông báo cho khách hàng về chi phí, thời gian trước khi tiến hành. 

Bước 8: Tiến hành sửa chữa

Sau khi ký nhận phụ tùng, KTV tiến hành sửa chữa, sử dụng dụng cụ và tài liệu hướng dẫn cần thiết. Trong quá trình làm việc, KTV cần đánh dấu các mục đã hoàn thành và thông báo ngay cho người chịu trách nhiệm nếu có phát sinh hoặc nếu không kịp thời gian giao xe. Sau khi hoàn tất, KTV bấm giờ kết thúc, trả phụ tùng thay thế nếu khách yêu cầu, thực hiện kiểm tra xe nếu cần.

Bước 9: Hoàn tất phiếu sửa chữa và xuất hóa đơn

Người phụ trách sẽ là người chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra cuối cùng khi phiếu sửa chữa được hoàn tất, đảm bảo tất cả công việc đã được thực hiện. Sau đó, họ sẽ giao liên RO cho bộ phận thu ngân để chuẩn bị hóa đơn, đảm bảo tổng chi phí sửa chữa khớp với giá đã thỏa thuận trước. Cuối cùng, cần tập hợp tất cả giấy tờ cần thiết bao gồm hóa đơn, phiếu sửa chữa, phiếu kiểm tra bảo dưỡng và sổ tay bảo dưỡng để chuẩn bị giao xe cho khách hàng.

Bước 10: Giao trả xe

Bước tiếp theo trong quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách, người phụ trách cần thông báo với khách hàng rằng xe đã sẵn sàng để giao nhận và xác nhận các thông tin quan trọng. Sau khi đưa khách đến bàn thanh toán, người phụ trách cần cập nhật thông tin vào hồ sơ sửa chữa để ghi lại các công việc cần thiết cho lần dịch vụ tiếp theo.

Bước 11: Liên hệ với khách hàng sau dịch vụ

Trong vòng ba đến năm ngày làm việc sau khi nhận xe, mỗi khách hàng sẽ được theo dõi bằng kịch bản có sẵn trên Phiếu theo dõi khách hàng sau dịch vụ, gồm 12 câu hỏi. 

Bước 12: Giải quyết khiếu nại

Bước cuối cùng trong quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách chính là giải quyết khiếu nại của khách hàng (nếu có). Các biện pháp giải quyết phải được ghi rõ ràng trên báo cáo. Sau khi giải quyết xong, báo cáo được giao lại cho trưởng phòng dịch vụ. Trung tâm cần gọi lại cho khách hàng thêm lần nữa để đảm bảo họ hoàn toàn hài lòng.

Qua bài viết này, hy vọng bạn đã có cái nhìn rõ ràng về quy trình bảo dưỡng ô tô đúng cách. Việc nắm vững chúng sẽ giúp bạn dễ dàng lựa chọn đâu là trung tâm bảo dưỡng uy tín, chất lượng mà bạn có thể tin tưởng. Hãy luôn nhớ rằng, chiếc ô tô của bạn xứng đáng được chăm sóc tốt nhất để đồng hành cùng bạn trên mọi nẻo đường.

Cùng theo dõi các bài viết tiếp theo để cập nhật thêm những thông tin bổ ích nhé!

Để biết thêm thông tin về Thegioilop.vn, vui lòng liên hệ:

Fanpage: Thegioilop.vn

Website: https://thegioilop.vn/

Hotline: 0937898688